NoteWay

Datenschutzerklärung

Wie Note Way personenbezogene Daten auf dieser Website und in den Apps für Mac und iPhone verarbeitet, nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Stand: 8. Oktober 2026

Kurz gesagt

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

André Bäcker, Note Way
Hopstener Straße 25, 49479 Ibbenbüren, Deutschland
E-Mail: hello@noteway.ai · Telefon: +49 176 21878801

Bei allen Fragen zum Datenschutz und zu deinen Daten schreib uns an hello@noteway.ai.

2. Diese Website

2.1 Hosting

Diese Website liegt bei Cloudflare (Cloudflare Pages), und auch die Adresse noteway.ai wird über Cloudflare aufgelöst (DNS). Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.

Wenn du noteway.ai aufrufst, verbindet sich dein Browser mit dem Netzwerk von Cloudflare. Cloudflare verarbeitet dabei die Verbindungsdaten jedes Abrufs: deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die abgerufene Seite oder Datei und was dein Browser mit jedem Abruf mitschickt, etwa Browser, Betriebssystem und die zuvor besuchte Seite. Das tut Cloudflare in unserem Auftrag, um dir die Website auszuliefern und sie vor Angriffen und Missbrauch zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine sichere, funktionierende Website. Soweit Cloudflare Verbindungsdaten für eigene Zwecke verarbeitet, etwa um sein Netzwerk vor Angriffen zu schützen, ist Cloudflare dafür selbst verantwortlich (Datenschutzerklärung von Cloudflare).

Wir selbst sehen und speichern keine Server-Logs: In unserem Tarif bei Cloudflare haben wir keinen Zugriff auf Protokolle einzelner Abrufe. Eine feste Speicherdauer nennt Cloudflare nicht. Cloudflare bewahrt die Verbindungsdaten so lange auf, wie es für diese Zwecke nötig ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen, berücksichtigt dabei unter anderem Zweck, Umfang und Sensibilität der Daten und löscht sie danach (Abschnitt 11 der Datenschutzerklärung von Cloudflare). Endet unser Vertrag mit Cloudflare, löscht Cloudflare die in unserem Auftrag verarbeiteten Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

Cloudflare verarbeitet die Daten auf Grundlage seines Auftragsverarbeitungsvertrags (Cloudflare Customer DPA, Art. 28 DSGVO), der automatisch Teil unseres Vertrags mit Cloudflare ist. Cloudflare betreibt ein weltweites Netzwerk; die Daten können dabei auch in den USA verarbeitet werden. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ersatzweise gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission aus dem Vertrag (siehe Abschnitt 5).

2.2 Schriften

Die Schriften dieser Website (Figtree, Geist, Geist Mono, Caveat) liefern wir zusammen mit der Website selbst aus. Dein Browser verbindet sich nicht mit Google Fonts oder einem anderen Schriftendienst.

2.3 Cookies und ähnliche Techniken

Diese Website setzt keine Cookies und nutzt keine Zählpixel und kein Fingerprinting. Wir nutzen keine Analyse-, Marketing- oder Social-Media-Tools.

Eine einzige Sache legt die Website kurz in deinem Browser ab: Wenn du auf eine andere Seite der Website wechselst, merkt sie sich im Sitzungsspeicher deines Browsers (sessionStorage, Eintrag „nw-vt“), von welcher Ansicht du kommst und wo das angeklickte Element lag, damit der Übergang zur neuen Seite flüssig animiert wird. Der Eintrag enthält keine Kennung und nichts über dich, verlässt dein Gerät nie und wird gelöscht, sobald die nächste Seite ihn gelesen hat, spätestens wenn du den Tab schließt. Das ist für die von dir aufgerufene Darstellung der Website unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wenn du die Website besuchst, musst du deshalb in nichts einwilligen.

Sollten wir einmal ein Tool einsetzen, das Informationen auf deinem Gerät speichert oder ausliest und nicht unbedingt erforderlich ist, holen wir vorher deine Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG) und passen diese Erklärung an.

Wenn du Pro für den Mac kaufst, öffnet die App noteway.ai/pay, und dort öffnet sich der Bezahlvorgang unseres Wiederverkäufers Paddle. Das ist die einzige Seite der Website, die etwas von einem anderen Unternehmen lädt: das Bezahl-Skript von Paddle, von Paddles Servern (cdn.paddle.com). Paddle kann dafür Cookies speichern, die für die Zahlung nötig sind; es gelten die Datenschutz- und Cookie-Hinweise von Paddle.

Die Apps von Note Way speichern auf deinem Gerät, was sie zum Funktionieren brauchen: deine Anmeldung, deine Einstellungen und deine Einträge, damit sie auch offline da sind. Das ist unbedingt erforderlich, um den Dienst bereitzustellen, den du nutzen willst (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Die Download-Knöpfe führen in den App Store von Apple oder laden die Mac-App von download.noteway.ai, das Cloudflare für uns speichert und ausliefert (Cloudflare R2), mit denselben Verbindungsdaten und Bedingungen wie in Abschnitt 2.1. Auf der Website eines anderen Unternehmens gilt dessen Datenschutzerklärung.

2.5 Kontakt

Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und deine Nachricht, um dir zu antworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage einen Vertrag mit uns oder dessen Anbahnung betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, dir zu antworten). Wir löschen deine Nachrichten, wenn dein Anliegen erledigt ist, außer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen verlangen, sie aufzubewahren.

Unser E-Mail-Anbieter ist die STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland. STRATO verarbeitet E-Mails in unserem Auftrag auf Grundlage seines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt.

2.6 Unsere Social-Media-Profile

Note Way hat Profile bei Instagram, Threads, X und YouTube, und die Fußzeile dieser Website verlinkt darauf. Das sind reine Links: Die Website lädt nichts von diesen Diensten und zeigt keine Beiträge, Videos oder Knöpfe von dort. Erst wenn du einen der Links anklickst, verbindet sich dein Browser mit dem Dienst, und unsere Links verraten ihm nicht, von welcher Seite du kommst.

Wenn du eines unserer Profile besuchst, gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters:

Statistiken zu unseren Profilen. Instagram, Threads, X und YouTube zeigen uns zusammengefasste Statistiken darüber, wie Menschen mit unseren Profilen und Beiträgen umgehen, etwa Reichweite, Aufrufe und grobe Angaben zu Herkunft und Alter. Dafür werten die Anbieter Daten der Besucher aus; einzelne Personen erkennen wir in diesen Statistiken nicht. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (Urteil vom 5. Juni 2018, C-210/16) sind wir für das Erstellen solcher Statistiken gemeinsam mit dem jeweiligen Anbieter verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Unsere Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, zu verstehen, welche Beiträge ankommen. Welche Daten die Anbieter dafür erheben und wie lange sie sie speichern, entscheiden allein die Anbieter.

Für Statistiken zu Seiten hat Meta die Pflichten in einer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO verteilt (Page Insights Controller Addendum). Soweit sie für unsere Profile bei Instagram und Threads gilt, übernimmt Meta Platforms Ireland Limited danach die Hauptverantwortung: Meta sorgt für die Rechtsgrundlage, informiert über die Verarbeitung (Informationen zu Seiten-Insights), kümmert sich um Anfragen zu deinen Rechten und schützt die Daten. Federführende Aufsichtsbehörde ist die irische Data Protection Commission.

Deine Rechte kannst du bei uns und bei dem jeweiligen Anbieter geltend machen. Am schnellsten hilft der Anbieter, denn nur er hat Zugriff auf die Daten; Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an ihn weiter.

2.7 Kündigen und Widerrufen auf dieser Website

Unten auf jeder Seite findest du „Verträge hier kündigen“ und „Vertrag widerrufen“. Wenn du darüber eine Kündigung oder einen Widerruf erklärst, verarbeiten wir deine Angaben im Formular (Name, E-Mail-Adresse, welcher Vertrag, Art und Zeitpunkt der Kündigung und, wenn du ihn nennst, den Grund) sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Damit führen wir deine Erklärung aus, auch über Paddle (Abschnitt 3.9), und schicken dir sofort eine Bestätigung per E-Mail. Die Erklärung und die Bestätigung bewahren wir 3 Jahre als Nachweis auf. Um das Formular vor Missbrauch zu schützen, begrenzen wir, wie oft es von derselben IP-Adresse und für dieselbe E-Mail-Adresse abgeschickt werden kann.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 312k und 356a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), für die Ausführung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und für Nachweis und Missbrauchsschutz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Erklärungen belegen zu können und das Formular verfügbar zu halten). Die Angaben gehen an unsere Datenbank bei Convex (Abschnitt 4) und für die Bestätigung an unseren E-Mail-Anbieter STRATO (Abschnitt 2.5).

3. Die Apps von Note Way

3.1 Dein Konto

Um Note Way auf Mac und iPhone zu nutzen, brauchst du ein Konto. Wir verarbeiten:

Zweck: dein Konto anlegen und schützen und deine Geräte verbinden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Konten vor Missbrauch zu schützen ist außerdem unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Anmelde-Dienstleister ist Clerk (siehe Abschnitt 4). Die E-Mails zur Anmeldung, etwa mit Bestätigungscodes, verschickt Clerk über seinen Unterauftragnehmer Twilio SendGrid (USA); dafür erhält SendGrid deine E-Mail-Adresse und den Inhalt dieser E-Mail.

3.2 Was du erfasst

Wenn du in Note Way etwas sprichst, tippst oder fotografierst, verarbeiten wir diesen Inhalt: den Text, die Abschrift des Gesprochenen, Fotos und was darauf erkannt wird, und alles, was Note Way daraus macht (Aufgaben, Termine, Listen, Ideen, Notizen, Seiten, „Wartet auf“-Punkte). Außerdem verarbeiten wir Datum, Uhrzeit, Zeitzone, Sprache und Gerät jedes Eintrags.

Zweck: Note Way bereitstellen, also deine Eingabe verstehen, am richtigen Ort ablegen, in Heute zeigen und zwischen deinen Geräten abgleichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Deine Einträge liegen auf deinen Geräten und in unserer Cloud-Datenbank (Convex, siehe Abschnitt 4).

Was du erfasst, kann andere Menschen betreffen („Leila wegen des Angebots fragen“) oder sensibel sein („Arzt Dienstag um 9“). Wir verarbeiten es nur, um dir Note Way bereitzustellen. Für sensible Angaben über dich holen wir deine ausdrückliche Einwilligung ein (Abschnitt 3.4). Bitte erfasse nur, was du erfassen darfst. Rechtsgrundlage für Angaben über andere Personen ist das berechtigte Interesse von dir und uns, dass du Note Way dafür nutzen kannst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Personen gesondert zu informieren, wäre unverhältnismäßig (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO).

„Das war nicht gut“. Zu jeder Eingabe kannst du in der Vorschau oder unter Bibliothek → Gesagt angeben, was nicht gestimmt hat (falsch verstanden, falsch eingeordnet, falsche Zeit oder anderes), und auf Wunsch den richtigen Text (höchstens 500 Zeichen). Wir speichern das in deinem Konto, damit Note Way den Fehler beheben, bei „falsch verstanden“ die richtige Schreibweise lernen (Abschnitt 3.3) und wir die Qualität von Note Way messen können. Den Text löschen wir nach 90 Tagen, danach bleiben nur Grund und Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für das Training von KI-Modellen nutzen wir das nicht.

3.3 Deine Stimme

Note Way hört nur zu, solange du auf dem Mac die Tastenkombination (standardmäßig ⌥ Leertaste) oder auf dem iPhone den Punkt hältst, oder wenn du selbst eine Aufnahme startest. Was du sagst, wird zu Text: entweder auf deinem Gerät durch die Spracherkennung von Apple oder durch OpenAI. Damit Namen und Begriffe richtig geschrieben werden, schickt Note Way mit dem Ton eine kurze Wortliste an OpenAI: deinen Namen, die Wörter aus „Dein Wörterbuch“ (selbst eingetragen oder aus deinen Korrekturen gelernt), die Namen deiner Listen und Projekte, den Titel des Eintrags oder Projekts, in dem du gerade bist, Namen aus deinen letzten Einträgen und aus deinem Kalender, die Vornamen der Eingeladenen des Termins, der gerade läuft oder gleich beginnt, die Namen unter „Deine Leute“ und die Namen der Personen, die Note Way sich gemerkt hat oder die du in Note Way ausgewählt oder angelegt hast. Audio, das dafür an unseren Server geht, wird gelöscht, sobald der Text da ist; bleibt dabei etwas hängen, spätestens nach drei Tagen. Aufnahmen deiner Stimme bewahren wir nicht auf.

Dein Wörterbuch. Damit Note Way deine Wörter richtig schreibt, führt es für dich „Dein Wörterbuch“. Darin stehen Wörter, die du selbst einträgst, und Schreibweisen, die Note Way aus deinen Korrekturen gesprochener Eingaben lernt: wenn du ein falsch gehörtes Wort in der Vorschau, in den ersten 10 Minuten in einem Eintrag aus einem Diktat oder in einem Call berichtigst, oder wenn du ein Diktat abbrichst und es innerhalb von zwei Minuten verbessert eintippst. Zu jedem Wort speichern wir die Schreibweise, bis zu fünf Formen, in denen die Spracherkennung es falsch geschrieben hat, woher es kommt, ob es eingeschaltet ist, wie oft du es korrigiert oder zurückgenommen hast und wann es zuletzt vorkam. Um aus späteren Änderungen lernen zu können, behält die App den gesagten Text und die Titel der daraus entstandenen Einträge 10 Minuten lang auf deinem Gerät. Ob ein Wort ein Name oder ein Alltagswort ist, prüft die Rechtschreibprüfung deines Geräts; dabei geht nichts an Apple. Dein Wörterbuch liegt in deinem Konto in unserer Cloud-Datenbank (Convex, Abschnitt 4) und als Kopie auf deinen Geräten. Es fasst bis zu 1.000 Wörter; darüber fallen die gelernten Wörter heraus, die am längsten nicht mehr vorkamen, nie die selbst eingetragenen. Mit jeder Eingabe gehen deine Schreibweisen an unseren Server, damit er sie im Gesprochenen einsetzen kann, und die passenden auch als Zusammenhang an OpenAI (Abschnitt 3.4). Zweck ist, dass Diktat und Calls deine Wörter richtig schreiben; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Du kannst jedes Wort bearbeiten, ausschalten oder löschen und das Lernen ganz abschalten: auf dem Mac unter Einstellungen → Aufnehmen → Lernen („Wörter aus Korrekturen lernen“), auf dem iPhone unter Konto → Du → „Dein Wörterbuch“. Das ist kein Training von KI-Modellen: Note Way merkt sich nur deine Liste, und nur für dich.

3.4 Verstehen mit KI (OpenAI)

Um zu verstehen, was du meinst, schickt Note Way deine Eingabe über unseren Server an OpenAI, zusammen mit dem nötigen Zusammenhang: aktuelles Datum, Uhrzeit und Zeitzone, die Namen deiner Listen, Orte und Seiten, deine anstehenden Termine und Aufgaben, soweit sie für die Eingabe zählen, die Vornamen, die du unter „Personen“ ausgewählt hast, und was du unter Konto → Du über dich angibst (dein Name, „Über dich“, deine Leute mit ihren Rollen, deine Kürzel), dazu die Schreibweisen aus „Dein Wörterbuch“, die zu deiner Eingabe passen (Abschnitt 3.3). OpenAI schickt einen strukturierten Vorschlag zurück, den Note Way dir zeigt oder ablegt.

OpenAI nutzen wir außerdem, um Zusammenfassungen und Seitengliederungen zu schreiben, Fotos zu lesen und bei Calls zu transkribieren, zusammenzufassen und deine Fragen zu beantworten (Abschnitt 3.6). Für die Einblicke zählt Note Way, was du an jedem Tag erfasst und erledigst, und zeigt dir Rückblicke. Für den Text deines Monatsprofils gehen nur Zahlen, bis zu drei Vornamen und der Name eines Projekts an OpenAI, nie deine Sätze, und nur mit deiner Zustimmung zur KI-Verarbeitung. Du kannst die Einblicke unter Konto → Du ausschalten („Einblicke zeigen“). Was die KI schreibt, etwa Zusammenfassungen, Call-Karten und Seiten, ist in der App als mit KI erstellt gekennzeichnet.

3.5 Zugriff auf Kalender, Kontakte, Fotos und mehr

Note Way nutzt diese nur mit deiner Erlaubnis, die dein Gerät abfragt. Du kannst sie jederzeit in den Systemeinstellungen zurücknehmen.

3.6 Mitschrift von Calls auf dem Mac (Note Way Calls)

Einen Call erkennen. Note Way prüft, welche Apps Mikrofon und Kamera nutzen. Wenn du „Bedienungshilfen“ erlaubst, liest es außerdem die Fenster- und Tab-Titel von Meeting-Apps und Browsern, etwa „Zoom Meeting“ oder „meet.google.com“, um einen Call zu erkennen. Das passiert nur auf deinem Mac. Ein Protokoll der letzten 300 Erkennungen bleibt auf deinem Mac, und du kannst es kopieren, wenn du unsere Hilfe brauchst.

Mitschreiben. Die Mitschrift startet, wenn du sie startest. Hast du den automatischen Start für Meeting-Apps eingeschaltet und einmal zugestimmt, die anderen zu informieren, startet sie von selbst, sobald Note Way sicher ist, dass es ein Call ist; zehn Sekunden lang kannst du den Start rückgängig machen. Note Way nimmt dann den Ton deines Mikrofons und den Ton des Calls auf. Hast du „Bedienungshilfen“ erlaubt, liest Note Way, solange die Mitschrift läuft, außerdem im Fenster der Meeting-App die Namen der Teilnehmenden, wer gerade als sprechend markiert ist und ob der Bildschirm geteilt wird; bei einem Meeting im Browser nur auf der Seite des Calls. Damit gibt es den Stimmen ihre Namen. Diese Angaben bleiben während des Calls im Arbeitsspeicher deines Mac; was davon zu Namen der Stimmen wird, speichern wir mit dem Call.

Aus Ton wird Text. Den Ton schreibt die Spracherkennung von Apple auf deinem Mac mit und, in kurzen Stücken, OpenAI, das auch die Stimmen auseinanderhält. Damit die Stimmen innerhalb eines Calls auseinandergehalten werden, gehen kurze Proben jeder Stimme aus demselben Call mit den nächsten Stücken mit. Damit Namen und Begriffe richtig geschrieben werden, gehen außerdem der Titel des Calls und eine Liste von Namen und Begriffen mit: die Eingeladenen laut deinem Kalender, die Namen aus dem Fenster der Meeting-App, deine Leute aus Konto → Du, die Wörter aus „Dein Wörterbuch“ (dazu gehören Wörter, die du in Calls berichtigst; Abschnitt 3.3), die Namen deiner Projekte und weitere Namen, die Note Way aus deinen Einträgen und deinem Kalender kennt. Der Ton wird nicht aufbewahrt: Längere Stücke liegen nur für die Verarbeitung kurz auf unserem Server und werden danach gelöscht, bleibt dabei etwas hängen, spätestens nach drei Tagen; auf deinem Mac und bei OpenAI bleibt der Ton nicht über die Verarbeitung aus Abschnitt 3.4 hinaus. Nach dem Call schreibt OpenAI aus der Abschrift und deinen Notizen eine Zusammenfassung (die Call-Karte). Stellst du Fragen zu einem Call oder zu allen Calls, gehen deine Frage und die passenden Stellen der Abschrift an OpenAI.

Was gespeichert wird. Jeder Call wird in deinem Konto in unserer Cloud-Datenbank gespeichert (Convex, Abschnitt 4), damit du ihn auf deinen Geräten wiederfindest, durchsuchen und Fragen dazu stellen kannst. Gespeichert werden: Titel, App, Beginn und Dauer; die Namen der Stimmen, die du vergibst oder die Note Way aus dem Gespräch erkennt (etwa wenn jemand mit Namen angesprochen wird), und ihre Redeanteile; die Call-Karte mit Zusammenfassung, Themen, Punkten samt kurzen wörtlichen Zitaten und „Wer hat was gesagt“; deine Notizen und markierten Momente; die daraus entstandenen Aufgaben und „Wartet auf“-Punkte; und, solange „Mitschrift im Eintrag behalten“ eingeschaltet ist, die Abschrift mit Zeiten und Stimmen. Die Abschrift steht auch im Eintrag des Calls. Für die Suche speichern wir diese Texte zusätzlich in einem Suchverzeichnis. Eine Kopie liegt auf deinem Mac, damit Note Way auch ohne Verbindung funktioniert.

Löschen. „Mitschrift löschen“ entfernt die Abschrift eines Calls aus der Datenbank, dem Suchverzeichnis und dem Eintrag; Zusammenfassung, Punkte und Notizen bleiben. Schaltest du auf dem Mac „Mitschriften nach 90 Tagen löschen“ ein, löscht Note Way einmal am Tag die Abschriften von Calls, die älter als 90 Tage sind, in unserer Cloud. Einen ganzen Call löschst du, indem du seinen Eintrag löschst und im Papierkorb endgültig entfernst. Verwirfst du einen Call in Calls, liegt er 30 Tage im Papierkorb von Calls und wird danach endgültig gelöscht; bis dahin kannst du ihn wiederherstellen. Sonst bleiben Calls gespeichert, bis du dein Konto löschst.

Call-Stunden. Calls zählen auf die Stunden deines Tarifs; dafür speichern wir, wann ein Call begann, wie lange gesprochen wurde und welcher Tarif galt.

Die anderen im Call. Ein Call enthält personenbezogene Daten der anderen: ihre Stimmen, ihre Namen und was sie sagen. Bevor die Mitschrift startet, musst du alle im Call informieren und ihre Einwilligung einholen. In Deutschland ist es strafbar, ein nichtöffentlich gesprochenes Wort ohne diese Einwilligung aufzunehmen (§ 201 Strafgesetzbuch, StGB). In mehreren US-Bundesstaaten, etwa Kalifornien, müssen ebenfalls alle im Call zustimmen, und viele andere Länder haben ähnliche Regeln. Note Way gibt dir einen Satz, den du in den Chat einfügen kannst. Wenn du Note Way beruflich nutzt, ist deine Organisation für die Daten der Teilnehmenden verantwortlich, und wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Geschäftskunden stellen wir ihn auf Anfrage an hello@noteway.ai bereit.

Rechtsgrundlage. Dir gegenüber Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten anderer Teilnehmender in eigener Verantwortung verarbeiten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist eine schriftliche Festhaltung eines Gesprächs, dem die Teilnehmenden zugestimmt haben.

Wenn du in einem Call mit jemandem warst, der Note Way nutzt, und deine Rechte geltend machen willst, wende dich bitte zuerst an diese Person, denn sie entscheidet über ihre Mitschrift. Du kannst dich auch an uns wenden; wir unterstützen dich, soweit wir die Daten zuordnen können.

3.7 Mitteilungen

Wenn du auf dem iPhone Mitteilungen erlaubst, speichert Note Way das von Apple vergebene Geräte-Token (Apple Push Notification Service), um dir Erinnerungen zu schicken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.8 Leistung, Nutzungsgrenzen und Fehler

Die Apps und unser Server messen, wie lange bestimmte Schritte dauern und ob sie gelingen, zum Beispiel die Zeit, bis deine Worte erscheinen oder ein Eintrag gespeichert ist. Diese Messungen sind mit deinem Konto verknüpft und enthalten App-Version und Plattform, aber keine Inhalte. Wir bewahren sie 30 Tage auf. Nach jedem Diktat messen die Apps außerdem zehn Minuten nach dem Speichern, ob du danach noch etwas korrigiert hast: Sprache, Plattform, ob ein Wort oder etwas anderes (Art, Tag, Zeit, Ort) geändert wurde und wie viele Wörter Note Way gelernt, ersetzt, zurückgenommen oder als unsicher markiert hat. Auch diese Messung enthält nie ein Wort, einen Namen oder Ton. Die Zeile „Diese Woche: X von Y Diktaten ohne Korrektur“ rechnet die App auf deinem Gerät selbst aus (auf dem Mac unter Einstellungen → Aufnehmen → Lernen, auf dem iPhone unter Konto → Du → „Dein Wörterbuch“).

Die Mac-App meldet uns außerdem ihre eigenen Fehler, weil Apple für Apps, die von einer Website geladen werden, keine Absturzberichte schickt. Ein Bericht enthält die Art des Fehlers, seinen technischen Namen (zum Beispiel „TypeError“), die Stelle im Code von Note Way, an der er auftrat, wie oft er auftrat, sowie die Version von App und macOS. Er enthält nie eine Fehlermeldung und nichts, was du gesagt, getippt oder gespeichert hast. Wir bewahren einen Bericht 30 Tage nach dem letzten Auftreten des Fehlers auf.

Das alles kannst du in den Einstellungen der App ausschalten: Datenschutz und Rechtliches → Diagnosedaten senden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine schnelle, zuverlässige App.

Um faire Grenzen anzuwenden und unsere Kosten zu berechnen, zählen wir deine Anfragen an die KI-Dienste (Anzahl, Modell, Umfang, Kosten) und die genutzten Call-Stunden. Diese Zählungen speichern wir zu deinem Konto für 12 Monate und löschen sie dann; löschst du dein Konto, löschen wir sie sofort. Wie viele deiner 5 Gratis-Eingaben du genutzt hast, bleibt bei deinem Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn du in den Einstellungen deines iPhones zugestimmt hast, Analysedaten mit App-Entwicklern zu teilen, schickt uns Apple anonyme Absturzberichte und Nutzungsstatistiken. Dafür ist Apple verantwortlich.

3.9 Abo und Zahlung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Unterlagen, die das Handels- und Steuerrecht verlangen, bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch).

3.10 Konto löschen

Du kannst dein Konto in der App löschen (Einstellungen → Konto löschen). Deine Anmeldung löschen wir sofort, alle Inhalte deines Arbeitsbereichs innerhalb von 30 Tagen; aus unseren Sicherungen verschwinden sie innerhalb von weiteren 14 Tagen, weil wir jede Sicherung nach höchstens 14 Tagen löschen. In einem Arbeitsbereich, den du mit anderen teilst, bleiben die Inhalte, die du geteilt hast, bei ihnen. Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, bleiben erhalten, sind aber für jede andere Nutzung gesperrt. Das Löschen des Kontos kündigt kein Abo im App Store; bitte kündige es in deinem Apple-Account.

3.11 Updates der Mac-App

Alle paar Stunden fragt die Mac-App bei download.noteway.ai, ob es eine neuere Version gibt. Gibt es eine, lädt sie sie herunter und prüft unsere Signatur, bevor sie sie einsetzt. Diese Anfrage enthält keine Kontodaten und nichts, was du erfasst hast; Cloudflare verarbeitet die Verbindungsdaten wie in Abschnitt 2.1 beschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil wir dir eine sichere, funktionierende App schulden.

4. Empfänger

Wir setzen diese Dienstleister ein. Soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen (Art. 28 DSGVO).

Anbieter Wofür Welche Daten Wo Grundlage der Übermittlung
Clerk, Inc., San Francisco, USA Anmeldung Konto- und Anmeldedaten USA EU-US Data Privacy Framework, ersatzweise Standardvertragsklauseln
Convex, Inc., San Francisco, USA Datenbank und Serverfunktionen alle App-Daten, Angaben aus dem Kündigungs- und Widerrufsformular EU (Irland, in Rechenzentren von Amazon Web Services) Standardvertragsklauseln (im Auftragsverarbeitungsvertrag von Convex), weil Convex aus den USA auf die Daten zugreifen kann
OpenAI Ireland Ltd (siehe Abschnitt 3.4) Verstehen, Transkription, Zusammenfassungen, Antworten auf Fragen zu Calls deine Eingaben mit Zusammenhang, Ton von Calls in Stücken, Abschriften von Calls Irland, Verarbeitung in den USA Standardvertragsklauseln
Cloudflare, Inc., San Francisco, USA Website (Cloudflare Pages und DNS), Downloads und Updates der Mac-App (Cloudflare R2) Verbindungsdaten beim Aufruf der Website und beim Laden der Mac-App USA und weltweites Netzwerk EU-US Data Privacy Framework, ersatzweise Standardvertragsklauseln
STRATO GmbH, Berlin, Deutschland E-Mail Nachrichten an uns, Bestätigungen von Kündigungen und Widerrufen Deutschland keine Übermittlung in ein Drittland

Diese Unternehmen erhalten Daten in eigener Verantwortung, wenn du ihre Dienste nutzt: Apple (App Store, Sign in with Apple, Mitteilungen, Spracherkennung), Google (nur, wenn du dich mit Google anmeldest) und Paddle (Zahlung für den Mac). Es gelten ihre Datenschutzerklärungen.

An Behörden geben wir Daten nur weiter, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

5. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister sitzen in den USA oder verarbeiten Daten dort. Für die USA hat die Europäische Kommission entschieden, dass Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, ein angemessenes Schutzniveau bieten (Art. 45 DSGVO). Ist ein Anbieter nicht zertifiziert, vereinbaren wir mit ihm die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für das Vereinigte Königreich gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Eine Kopie der Garantien kannst du bei uns anfordern.

6. Wie lange wir Daten speichern

7. Deine Rechte

Du hast das Recht,

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir deine Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kannst du jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir hören dann damit auf, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen.

Um deine Rechte geltend zu machen, schreib an hello@noteway.ai.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

8. Musst du Daten angeben?

Um ein Konto anzulegen, brauchst du eine E-Mail-Adresse (oder ein Apple- oder Google-Konto). Ohne sie können wir dir Note Way nicht bereitstellen. Was du erfasst, entscheidest du.

9. Automatisierte Entscheidungen

Note Way schlägt mit KI vor, wohin ein Eintrag gehört, und schreibt Zusammenfassungen. Du siehst, was es verstanden hat, und kannst es ändern oder rückgängig machen. Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

10. Kinder

Note Way richtet sich nicht an Menschen unter 16 Jahren. Wir verarbeiten nicht wissentlich Daten von Kindern unter 16.

11. Sicherheit

Daten werden verschlüsselt (TLS) zwischen deinen Geräten, unseren Servern und unseren Dienstleistern übertragen. Unsere Dienstleister speichern sie verschlüsselt. Zugriff haben nur die, die ihn brauchen, um Note Way zu betreiben.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Note Way oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite. Über wichtige Änderungen informieren wir dich in der App oder per E-Mail.